Захист корпоративної пошти: ключові методи та поради щодо безпеки

Захист корпоративної електронної пошти — один із ключових напрямів загальної стратегії кібербезпеки будь-якої компанії. Попри високий рівень обізнаності про ризики, електронна пошта є одним з основних каналів, який використовують хакери. За даними Statista, у грудні 2023 року в усьому світі було виявлено близько 9,45 млн фішингових електронних листів в порівнянні з 5,59 млн у вересні. Ця цифра постійно зростає з початку 2022 року. 

У цій статті ми розглянемо, чому сучасним компаніям важливо подбати про надійний захист корпоративної пошти та поштових серверів, щоб убезпечити себе від репутаційних і фінансових збитків.

Чому важливо забезпечити захист електронної пошти на підприємстві

Корпоративна електронна пошта — один із найвразливіших каналів у безпековій системі будь-якої компанії. Думаєте, вас це омине? Ми б не були такими впевненими. Жертвами фішингових листів щороку стає велика кількість малих, середніх і великих підприємств.

Один з останніх гучних випадків — атака на американську систему нафтопроводів Colonial Pipeline. У 2021 році робота повністю компʼютеризованої системи була паралізована на 5 днів через атаку шкідливого ПЗ з вимогою викупу, а в 17 штатах навіть був оголошений надзвичайний стан. Зловмисники змогли впровадити шкідливе програмне забезпечення після отримання доступу до електронної пошти одного з працівників. Кіберзлочинці використали найлегший спосіб — фішинговий email і зараження вірусом-вимагачем. У результаті Colonial Pipeline заплатила зловмисникам $4,4 млн за ключ дешифрування, але це була лише верхівка айсберга. Через зупинення постачання нафти ціни на пальне різко зросли, а понад 10000 автозаправних станцій залишалися без бензину та дизпалива навіть за тиждень після відновлення роботи Colonial Pipeline. 

Фішингові атаки через email змушують людей переходити за небезпечними посиланнями, компрометуючи облікові дані. Крім того, електронна пошта часто використовується для доставлення програм-вимагачів чи іншого шкідливого програмного забезпечення, що може буквально паралізувати роботу компанії. 

Ось основні причини, чому захист корпоративної пошти повинен бути пріоритетним завданням:

• Кібератаки. Багато атак хакерів розпочинаються саме з електронних листів. Такі інциденти, навіть за наявності швидкої реакції та плану відновлення, можуть призвести до втрати довіри клієнтів, партнерів і працівників. Крім того, недоступність корпоративної пошти ускладнює комунікацію всередині команди та з зовнішніми стейкхолдерами.
• Витік конфіденційної інформації. На пошті зберігається багато конфіденційної інформації: договори, стратегічні плани, результати  зустрічей, комерційні пропозиції тощо. Витік таких даних призвести до фінансових збитків.
• Інсайдерські ризики. Компрометація облікових записів працівників і незаконне використання конфіденційної інформації інсайдерами може призвести до репутаційної та фінансової шкоди, а також втрати конкурентної переваги.
• Необхідність відповідати законодавчим вимогам. У європейських країнах діють суворі закони щодо захисту персональних даних (GDPR, HIPAA тощо). Компанії зобовʼязані використовувати надійні безпекові заходи, інакше можливі великі штрафи та санкції.
• Фінансові втрати. Атаки на корпоративну пошту, які проводять зловмисники, включають як прямі збитки від шахрайства чи шантажу, так і непрямі, повʼязані з відновленням систем і годинами простою через перервані бізнес-процеси.

Як убезпечити корпоративну пошту від зловмисників: 5 методів

Захист електронної пошти компанії повинен бути динамічним, багатофакторним, адаптивним і технологічним, щоб відповідати сучасним кіберзагрозам, які швидко змінюються та еволюціонують. Розгляньмо пʼять ключових методів, які допоможуть підвищити рівень безпеки корпоративної пошти.

1. Створіть план кібербезпеки

Захист поштових серверів і корпоративної пошти повинен бути частиною загальної стратегії кібербезпеки, що охоплює всі можливі ризики та інциденти. 

Такий план повинен включати:

• оцінку та керування вразливостями на основі ризиків;
• політики керування доступами й автентифікацією;
• регулярне бекапування даних відповідно до найкращих світових практик;
• протестований план аварійного відновлення (DRP);
• регулярне оновлення програмного забезпечення;
• чіткі інструкції кожному з працівників, як діяти у випадку інцидентів;
• тестування й оновлення стратегії захисту після кожного суттєвого оновлення, впровадження нових технологій, кіберінциденту тощо.

2. Використовуйте багатофакторну автентифікацію (MFA)

Багатофакторна автентифікація — це важливий додатковий рівень захисту, який вимагає підтвердження особи користувача кількома незалежними способами, наприклад, комбінацією «одноразовий код в SMS + пароль» або «біометричні дані + пароль». Такий підхід значно ускладнить життя кіберзлочинцям, навіть якщо паролі були скомпрометовані.

До речі, про паролі. Впровадьте політику складних паролів і їхнього регулярного оновлення. Це база, яку повинні знати та практикувати всі члени команди. Використовуйте корпоративні менеджери паролів, щоб уникати однакових комбінацій на різних платформах.

3. Шифрування даних

З допомогою шифрування ви захищаєте вміст електронних листів від несанкціонованого доступу. Наприклад, системи шифрування S/MIME чи PGP гарантують, що email зможуть прочитати лише відправник і його адресат. Також захист електронної пошти повинен поширюватися на вкладення у листах.

4. Фільтри проти спаму та фішингу

Сучасні поштові системи пропонують потужні фільтри, які блокують підозрілі листи. Також ви можете використовувати додаткові антифішингові технології на кшталт DMARC, SPF і DKIM, щоб забезпечити захист поштових серверів, перевірити автентичність відправника й ідентифікувати сфальшовані повідомлення, що часто використовують у фішингових атаках:

• SPF (Sender Policy Framework) перевіряє, які сервери мають право надсилати листи від імені вашого домену;
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) додає цифровий підпис до кожного вихідного email. Одержувач може перевірити, чи не було змінено листа під час передавання.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) — комбінує особливості SPF і DKIM, регулюючи політику обробки листів, які не пройшли перевірку. Забезпечує звітування щодо спроб фальсифікацій і компрометування.

Такий захист поштових серверів дозволяє оперативно виявляти загрози, знизити вірогідність успішних фішингових атак і підвищити загальний рівень безпеки.

5. Навчання команди

Попри високий рівень обізнаності й постійне вдосконалення тренінгових програм, саме людський фактор досі залишається одним із «вузьких місць», коли мова йде про кібербезпеку. За даними Всесвітнього економічного форуму, 96% кіберінцидентів повʼязані з людськими помилками.

Проводьте регулярні навчальні сесії та практичні тренінги — ваша команда повинна знати, які листи відкривати не варто, який вигляд мають фішингові email і посилання, кому повідомляти про підозрілих відправників тощо. Це актуально для компаній будь-якого розміру, напряму та рівня зрілості. Особливо, якщо мова йде про малий і середній бізнес, який має менше ресурсів на сучасні інструменти захисту. Культура обізнаності та швидкого реагування стане запорукою вашого сталого розвитку та надійного захисту електронної пошти в майбутньому.

Додаткові поради для захисту корпоративної пошти

Комбінація базових і додаткових методів захисту зробить корпоративну пошту більш стійкою до різних типів загроз. Ось як можна додатково посилити захист електронної пошти компанії.

1. Використовуйте чорні та білі списки. В чорні списки потрапляють email-адреси, домени й IP, які здійснюють спроби атак чи розсилають спам. У поєднанні з сучасними системами фільтрації це посилить захист пошти.

2. Моніторинг і аналіз активності для виявлення підозрілих дій. Наприклад, невдалих спроб входу, незвичної кількості електронних листів, потенційно шкідливих вкладень, які можуть містити зловмисний код.

3. Обмеження доступів і мінімізація привілеїв. Реалізуйте принцип мінімальних привілеїв: працівники мають доступ лише до тих систем і функцій, що необхідні їм для виконання посадових обовʼязків. 

4. Політики роботи зі вкладеннями. Забезпечте блокування на рівні серверів потенційно шкідливих вкладень, наприклад, файлів, що виконуються. Крім того, варто сканувати всі вкладення на наявність шкідливого коду та використовувати «пісочниці» для перевірки файлів у ізольованому середовищі.

5. Рішення для керування мобільними пристроями. Якщо члени вашої команди використовують особисті девайси для роботи з корпоративною поштою, варто впровадити спеціальні рішення для контролю. Це дозволяє шифрувати дані та забезпечити відповідність мобільного пристрою безпековим вимогам.

Висновки

Захист поштових серверів і електронної пошти — ключовий елемент корпоративної стратегії кібербезпеки, що потребує систематичного підходу та оновлення. Використовуйте всі доступні сучасні способи захисту: багатофакторну автентифікацію, шифрування, фільтри проти спаму та фішингу, своєчасне оновлення програмного забезпечення, а найголовніше — створіть і розвивайте комплексну стратегію захисту та навчайте свою команду принципам кібергігієни. Захист поштових серверів і електронної пошти потребує систематичного підходу та оновлення. 

Якщо вам потрібен надійний партнер для підтримки безпеки бізнесу, довірте це завдання команді Netwave. Ми пропонуємо повний комплекс послуг для захисту критично важливих для бізнесу даних і розробляємо індивідуальні рішення під особливості та бізнес-потреби вашої компанії.

Поширені запитання про захист поштових серверів і корпоративної пошти

Які основні ризики загрожують корпоративній пошті?

Основні загрози включають: фішингові шахрайські листи для крадіжки даних або встановлення шкідливого ПЗ, розповсюдження шпигунських програм, вірусів і програм-вимагачів, атаки на облікові запити для викрадення паролів, несанкціонований доступ і компрометація поштових серверів.

Як забезпечити захист поштових серверів?

Щоб забезпечити надійний захист поштових серверів потрібне налаштування шифрування, використання обмежень за IP-адресами, фільтрів проти спаму та вірусів, регулярне оновлення програмного забезпечення, зокрема операційної системи, серверних програм і плагінів, а також моніторинг логів і активностей на спроби злому й підозрілі аномалії.

Які дії не варто виконувати під час використання корпоративної пошти?

Не треба переходити за підозрілими посиланнями, відкривати потенційно шкідливі вкладення, надсилати конфіденційні корпоративні дані через незахищені канали чи встановлювати сторонні програмні продукти, що не пройшли безпекову перевірку. Натомість варто створювати та використовувати сильні паролі й регулярно їх оновлювати, а також оперативно повідомляти спеціалістів із кібербезпеки про підозрілі активності.

Як працюють спам-фільтри та чи допомагають вони у захисті корпоративної пошти?

Спам-фільтри аналізують вхідні повідомлення за ключовими словами та фразами, перевіряють IP-адресу та домен відправника, сканують вкладення на наявність шкідливого коду, а також навчаються ефективніше виявляти спам і потенційні загрози завдяки алгоритмам машинного навчання. Це допомагає підвищити рівень захисту корпоративної електронної пошти.